Pencatatan dan Pelaporan

PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :

• Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
• Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
• Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

TujuanPencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.

2. Tujuan Khusus

• Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
• Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Manfaat pencatatan dan pelaporan antarlain :

• Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota
• Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
• Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
• Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Manfaatpencatatan

• Memberikaninformasitentangkeadaanmasalah / kegiatan
• Sebagaibahanbuktidarisuatukegiatan / peristiwa
• Bahan proses belajardanbahanpenelitian
• Sebagaipertanggungjawaban
• Bahanpembuatanlaporan
• Perencanaan,pelaksanaan, danevaluasi
• Buktihukum
• Alatkomunikasidalampnyampaianpesansertamenggigatkankegiatanperistiwakhusus

Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

• Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
• Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
• Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebutmencakup :

• Umum dan demografi
• Sarana fisik
• Ketenagaan
• Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program

Contoh :

Data Wilayah

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Desa

Penduduk

Sekolah

JumlahMurid SD

Dukun

TOMA

Kader

FasilitasKesehatan

L

P

total

UKS

Non-UKS

Kelas I-IV

Kelas VI

terlatih

Tidakterlatih

terlatih

Aktif

BPS

B K I A

A

B

C

D

Data Umum dan Sasaran Program

Puskesmas............ kecamatan................. tahun .............

Desa	Jumlah Dusun/ RW	Jumlah posyandu	Jumlah sasaran
			PUS	Bumil	Bulin	Buteki	Bayi	Balita
A
B
C
D

Data Tenaga Sasaran

Puskesmas ........... kecamatan .............. tahun ...............

Desa	Tenaga Puskesmas
	Perawat		Bidan		Tenaga lain
	Pustu	Non-pustu	Pustu	Non- pustu	Pustu	Non- pustu
A
B
C
D

Data Sarana Lingkungan Fisik

Puskesmas............. kecamatan ................. tahun .................

Desa	Air bersih								Jamban keluarga	SPAL
	PP	SA	PAH	PMA	SPT DK	SPT DL	SGL	Saring Pasir

Keterangan :

PP : Perpipaan

SA : Sumur Artesis
PAH : penampungan air hujan
PMA : penampungan mata air
SPT DK : sumur pompa tangan dangkal
SPT DL : sumur pompa tangan dalam
SGL : sumur gali
SPAL : Sarana pembuangan sampah

Pengelolaan Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

• Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individun suatu keluarga yang memperoleh pekayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.

Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).

Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

• Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

• Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

• Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

• Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

• KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

• KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil

• KMS usia lanjut

KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

• Register

Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

• Nomor indeks pengunjung puskesmas
• Rawat jalan
• Register kunjungan
• Register rawat inap
• Register KIA dan KB
• Register kohort ibu dan balita
• Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
• Register penimbangan batita
• Register imunisasi
• Register gizi
• Register kapsul beryodium
• Register anak sekolah
• Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

 Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut

 Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II

1. Laporan Bulanan

• Data Kesakitan (LB 1)
• Data obat-obatan (LB 2)
• Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

• Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

• Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi piskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I<>

3. Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :

• Data dasar puskesmas (LT-1)
• Data kepegawaian (LT-2)
• Data peralatan (LT-3)

 Alur Laporan

Laporan Dati Iidikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

1. Laporan Triwulan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4

2. Laporan Tahunan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

 Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2. Laporan Tahunan

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

Mekanisme Pelaporan 

A.                Tingkat puskesmas

1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

B.                Tingkat Dati II

1. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh depkes
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke p[uskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.

C.                Tingkat Dati I

1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP@TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II
2. Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.
3. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

4. Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.